WEB営業日報導入日記

時期：2020年頃～2024年にかけての日記です。

わが社の日報の問題点

手書きの営業日報ゆえの問題点があった。
今後、会社の情報資産として考えた中では、現状の紙ベースの状態は、もったいないと感じる。

折角、書いてもらっている営業日報を会社の情報資産として考えると、現状の紙ベースの状態は、非常にもったいなく、また、

第1回システム比較＆検証

丁度、社内チャット導入を検討していたので、チャットアプリで出来るかも？とも思った。
チャットアプリやグループウェアなどを調べていった。

勿論、お金に糸目もつけなければ、「セールスフォース」のような高機能営業管理システムは  
導入できるが、中小企業にとっては、コストも大事！    

検索する中で、”日報”ソフト自体はたくさんありました。 
デモや実際テストアカウントで見てみたりもしましたが、肝心の部分が合いませんでした。   

・チャットワーク    

・デスクネッツネオ   

・ganba  

上記のグループウェアですが、結論としては、私の用途には適しませんでした。    

私が欲する条件

①日報が社員全員で共有できる事。
②日報情報をデータとして取り出せ、活用できる事。

グループウェアの日報機能は、①の記入や共有に関しては、満たすのですが、 
データとしては取り出せません。 
例えば、取引先Aに関しての情報を引っ張ってくるなど・・・    

あくまでメモとしての”日報”です。   

少なくとも②データとして取り出せ、活用できるようにするには、”取引先マスタ”が必要になります。 

取引先マスタがある日報となると、コストががくんと上がってしまいます。  

例えば、ワウトークの日報

ワウトークに限らず、チャットワークス、Ganba、デスクネッツネオも全てこの形式です。
メモや報告としてはいいのですが、例えば、会社BCDの過去の折衝記録を見たい！とかは、出来ません。
あくまで報告であって、情報資産になっていない！！

キントーンとの出会い

その頃、サイボウズの「キントーン」のCMが激しい時期だった。

一般的には「ノーコードアプリ」で通っています。 
自由自在にテーブル設計が出来、JOINさせながら、データ作成やデータ集計が行えるというものです。    

1人780円～。    
上記のグループウェアよりは高いですが、一度試してみよう！    

日報の仕組み自体は、簡単です。 

キントーンで作成するものは、以下のものと判断。 

・取引先マスタ 
・日報入力画面 

入力されたものが見やすいのかどうか・・・    
データ出力し、活用できるものなのか？  

結論としては、全然OKでした。 

一人頭の金額も高いので、必要な営業に絞って、開始し始めました。 

キントーン導入どうだったのか？

予定通り以下の事は達成されました。

・スマホ対応もしているので、日報をいつでもどこでも確認できるようになった。   
・営業の情報を他の営業と共有出来、営業ツールとして使えるようになった。 
・データとして活用できるようになった  
    ・日報を提出しているかの管理。
    ・どの取引先でどれ位時間がかかっているのか等時間管理ができるようになった。
    ・引継時など取引先との情報を時系列で取り出せるようになった。
    などなど。
・他の日報も見れるので自分の日報はきちんと書こうという副次的な効果もありました。    

今までなんとなくで把握・管理していものが、データとして出てくるので、”管理者”側負担（時間）が 
かなり削減された印象です。   

キントーンの限界

キントーンを有効活用するには、世に出回るプラグインを活用するほかありません。
ただ、プラグインを使うには、”ライトコース”では出来ません。

一人1500円の”スタンダードコース”に契約を変更する必要があります。 

1500円となると、逆にキントーンではなく、オフィスやグーグルのプランの方がいいのでは？    
という考えも出てきます。    
やることが見えていない中で、1500円は相当高いです。 
10人で年間18万円。50人で90万円。    

日報は、やはり営業だけでなく、他の業務の方からも欲しいという声が管理部門からも上がり、 
とはいえ、一人780円で日報だけというのも何か違う気がしました。    

よくよく考えたら・・・

日報の要件は、以下の通りです。
・どこでも確認できる。（レスポンシブ
・データベースとして格納されており、出力し活用できる。

おそらく必要なものは、 
ユーザーマスタ 
取引先マスタ  
日報データ   

HTMLやPHPの知識があれば、簡単に出来るものです。 
むしろ、PHPの練習問題的な要素すらあります。 

自分で作る？  
いやいや、今後の事も考え、自分管理はやめようと。。。  

通常のシステム会社に投げる？  
高額になりそう。。。  

ある程度どのような動きにすべきか、こちらで把握出来ている状態なので、  
フリーランスにお願いしてみよう！    

ランサーズやクラウドワークス

フリーのプログラマーやデザイナーに仕事を依頼するサイトです。
わが社もロゴ作成や翻訳、デザイン作成などでお世話になっています。

WEBシステム作成は初めてですが、一度募集してみました。    

募集に対して、応募は、60件程来ました。    

嬉しい悩みですが、基準が何か分かりません。   
勿論、どのような方かも分かりません。  

見積価格も15万円～100万円と大きく幅があります。  

最初は、一人ひとりメールをし、どのような方かを見ていましたが、次第に  
テンプレ提案をしている方が多い事に気付きました。    

なので、私が提出した案件内容に対して、具体的にご覧になったと思う    
方にのみ、返信や質問をするような形に切り替えていきました。   

フロントからバックエンドまで全て完結できるフルスタックプログラマーです。    

ってのは、逆に怪しいと思ってもらった方がいいかもです。 

また、何人かビデオ会議をさせて頂きましたが、海外のプログラマーが多いです。   
偏見はありませんが、わが社がシステム会社ではなく、慣れていないので、  
意思疎通の問題で、海外の方にはご遠慮頂きました。    

そして、最終バックエンドよりのプログラマーさんにお願いする事となりました。   

金額は、具体的にはやめておきますが、今のままキントーンをつづけた場合、2年弱で 
元がとれるかな？という金額です。    
    ー－＞一緒に”出退勤システム導入日記”参照

正直、先方もサイトに手数料払わねばならないので、絶対割高なのですが、いいプログラマーさんだと  
長期間お世話になりますので、「お見合い料」として、我慢します。 

実際にやったこと

・仕様書を作成
・従業員マスタの作成
　 ・取引先マスタの作成
・共有サーバーを借りました。

仕様書ですが、どこまでどのように書けばいいのか？という問題があります。 
    これについては、システム会社への依頼について　参照。

制作に1か月弱かかり、テストも行い、約2か月で導入まで至りました。   

導入してどうだったのか？

導入してどうだったか？
・費用を気にせず、内勤の方にも書いて頂ける体制となった。
・スマホ画面は必要項目のみ見やすく配置したので、今まで以上に見やすくなった。

2年弱分の価格で、従業員無制限で出来るようになったので、コスト削減＆機能追加と 
いい形になったとは思う。    
わが社の日報は、なるべく日報に時間をかけない位、項目を少なくしています。    
項目の追加からの、もっと様々な情報を引っ張ったり、紐づけたりなどが増えてくるのであれば、    
キントーンでやった方がいいのかもしれません。  

ただ、中小企業で言うと、社長が全員の名前と顔も一致して、連絡も直接するような関係なので 
複雑なものは不要かと思います。