納品書ペーパーレス化を自社システム・マルゴート・楽々明細で考えてみる。
勿論、それぞれの会社・業種・規模などによって、どれが正解かは変わってくる。
納品書をWEBやメールにする理由
まずもって、なぜ納品書をWEBやメールに変えていった方がいいのか？
難しい定義は別として、「納品書」とは、取引先に対する金額入りの伝票です。
取引先は、「納品書」を確認して単価をチェックしたり、自社の仕入を計上したりします。
多くは、商品を送付した際に、納品書は一緒に同封する事が多いです。
納品書を同封しない場合は、商品と数量だけが記載されている”出荷明細”を添付する必要があります。
受取側が何が到着したのか検品もあるからです。
”出荷明細”をどうせ添付しないといけないのであれば、”納品書”をWEB化、メール化したとしても
紙は無くならないのではないか？という疑問が出てきます。
私が思う納品書のWEB化・メール化
- 出荷通知の代わりになる。
- 返品や値引き伝票の処理が楽になる
- 取引先の取引先に送った時の処理が楽になる。
①出荷通知の代わりになる
BtoCの場合は、出荷した場合、出荷連絡という形でお客様に通知します。
BtoBの場合は、出荷した場合の連絡というのが、少ない印象です。
（出荷予定の返信はありますが、実際に出荷した場合の通知は少ない）
出荷と同時に納品書をクラウドで取引先に送る事で、確実に出荷した事を伝える事が可能となり、
取引先からの問い合わせを減らす事が出来ます。
②返品や値引き伝票の処理が楽になる。
取引先からの返品や値引きに関する伝票は、紙ベースの場合は、郵送かFAXという手段しかありませんでした。
WEBなどで取引先に納品書を送る事で、リアルタイムで確実に相手に届き、郵送にまつわる手間が無くなります。
③取引先の取引先に送った時の処理が楽になる。
取引先のそのまた先の取引先に送る（所謂、直送）した場合には、値段の入った納品書を送る事ができません。
後日、納品書は、郵送と言った感じだと思います。
ここでもWEBなどで取引先に納品書を送る事で、リアルタイムで確実に相手に届き、郵送にまつわる手間が無くなります。
また、取引の都度、”納品書”を添付するのか、”出荷明細”を添付するのか判断する必要が無くなります。
（時々、弊社仕入先でも間違って、金額入った納品書を入れてしまうケースあります）
自社システムで考えてみる
よくあるのが、出荷後、納品書が添付されたメールを送るパターン。
得意先マスタにメールアドレスを入れておけば、
・売上が立つと、メールが飛ぶ。
・どこかの締め時間（例えば、16時）で、当日出荷したデータに対して、メールを飛ばす
など、それ程難しい仕組みではないとは思います。
メール添付の危険性や取引先のメール容量依存や削除リスクなど添付メール方式は、
あまりオススメしないやり方と言えます。
また、自社システムの場合、初期開発費用がかかり、また、外部環境の変化に伴うアップデートのコストも
かかります。
社外の業務に関する事に対してのシステムは、なるべく自社じゃ無い方がいいと思っています。
理由は自社システムで作りこみ過ぎると、いざシステムを変更するにしても抜けられない可能性がある。
外部クラウドサービスは随時進化しており、なるべく外部サービスに合わせた運用を考えておくと
属人化やシステム変更に強いと思います！
自社システムのメリット・デメリット
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 会社の運用にあったシステムが出来る。 | 初期開発コストが高い。 実務者とシステム会社を繋ぐパイプが必要。 時代の変化に弱い。 ネット検索など社外で相談できない。 |
マルゴートや楽々明細
外部のクラウドサービスの場合、大きく分けると２つに分かれます。
・添付メール方式のサービス
・クラウドストレージ保管タイプ
添付メール方式だと、自社システムとあまり変わらないので、クラウドストレージ保管タイプで検討。
クラウドストレージ保管タイプとは、送った納品書がストレージに保管されて、自社も取引先もいつでも見られる事ができる方式です。
楽々明細
楽々明細は、請求書のみならず、納品書や取引書類を取引先に送ることが可能です。
取引先は、割り振られたアカウントにログインして、書類を取得しに行くという感じです。
送られた書類は、残っているので、取引先は、何度も出力する事が可能です。
納品書の形式は、自由に自社でテンプレートを作成する事が可能です。
（例えば、右上に自社の特殊な管理番号を入れたいなどが自由に出来る）
また、楽々明細の特徴としては、郵送やＦＡＸを任せることができます。
どうしても”郵送”しかダメな取引先に関しては、楽々明細運営の方から郵送されることで、
自社の郵送の手間暇を削減できます。（勿論手数料はかかります。）
マルゴート
楽々明細と大体同じです。
また、取引先は、納品データを納品書としても印刷できますし、納品データとしてCSVで取得する事も
可能です。
納品書の形式は、シンプルな納品書ですが、変更は出来ません。
（通常の取引に必要な項目は全て入っているかとは思います。）
一番の違いは、コストかもしれません。
楽々明細とマルゴートのコスト比較
マルゴートは、単純に1行当たり3～5円です。
楽々明細は、1件につき60～125円です。
＊同じ取引先に1日に何件送っても1件とカウントされます。）
経常的に取引がある場合や1回あたりの行数がそんなに多くない場合はマルゴート
月に数回など少ない日数で、何十行の出荷を行う場合は、楽々明細
といったところでしょうか？
あくまでわが社の場合
経常的に取引がある取引先がメインであり、特定の日付のみで数十行の出荷という事も
ないので、マルゴートかな？と思いました。
また、WEB納品書から始めて、発注もマルゴートを通じて行ってもらえば一石二鳥です。
納品書という事に絞れば、マルゴートが一番コスト的にも使い方的にも適していると感じました。
| 自社システム | 楽々明細 | マルゴート | |
|---|---|---|---|
| 安全性 | 微妙 | 安心 | 安心 |
| 継続性 (時代の変化への追従性) | 自社管理 | 運営会社管理 | 使用可 |
| 自由性 (納品書のスタイル) | お好きなように | 設定可能 | 定型フォーマット |
| コスト | ピンキリ | ランニングが高い | 安い |
| 将来性 (他の業務との連携) | お好きなように | アップロードのみの為 | 注文管理との連携が強力 |
まとめ
第3者への法的書類の提出という意味でも自社システムはやめておいた方がいいかと思います。
納品書をカスタマイズしたい場合は、「楽々明細」となりますが、特段納品書にこだわりが無い場合は、「マルゴート」の方がコスト面で大幅に優位なケースが多いのではないか？と感じます。
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