マルゴートの発注のやり方は、3通りあります。
- 手入力
- ファイル取込(発注先指定)
- ファイル取込(複数発注先)
個人的に特徴的だなと思うのは、③ファイル取込(複数発注先)です。
これのおかげで、発注側とすれば、個別にメール・FAXやメール配信などといった方式をとらずにいけます。
先方(仕入先)と基本の取り決めを行おう!
通常は、先方(仕入先)の方から、マルゴートが自由度の高いデータ共有のデータベースをしているので、様々な依頼があると思います。
要望例
商品コードはJANコードで発注してほしい。
商品コードは、カタログ品番で発注してほしい。
価格は、入力しないで欲しい 。 などなど
もし、無い場合でも、念のため、先方に確認した方がいいと思います。
先方がデータ取込している場合は、特に影響があります。
ちなみにわが社では、発注者のお客様には、こんなフォーマット送っています。
改めてみると、商品コード以外、なんでもいいって感じですね・・・(笑)
発注手入力
手入力やコピペで入力して発注するやり方です。
要は、商品コード・商品名・発注数量・発注単価(ゼロでもOK)を入力すればOKです。
特にしばりは無いので、自由に入れられます。
例えば、商品コード=”1”なんてのも入れられますが、殆どの受注者さんからは、 JANコードにしてくれ!と言われているので、わが社ではJANコードを入れていますが、 JANコードが無い商品なんかは、先方と相談して、自由に入れちゃえばOKかと・・・
商品備考1、2とかは、品番や色やサイズを入れられる感じですが、わが社では、商品名に全部入れちゃっています。
単価は、0円でも入力できます。 先方(受注者)は出荷する際に出荷単価を自由に入れられるので、とりあえず発注したい! って時に便利です。 発注側とすれば、意外と便利だったりします。
手入力は、ほんとに自由に入力できるが、事前に先方と相談しよう!
*入力が面倒な場合は、「商品定義」を作っておくのがオススメです!
ファイル取込(発注先指定)
発注先を選択して、ファイルで発注する方法です。
わが社はテスト発注の時くらいしか使用していませんが、
メールで発注リストを送っているような場合は、履歴も残るし、こっちの方が圧倒的に楽です。
CSVファイルの項目説明やテンプレートは、画面上から確認できたり、ダウンロードできるのであまり難しいイメージは無いです。
また、受注管理ソフトや販売管理ソフトからそのままダウンロードできるフォーマットじゃないかな? と思います。
- 商品コード★
- 商品名★
- 商品備考1
- 商品備考2
- 発注数量★
- 発注単価★
以上なのですが、商品コード、商品名、数量、単価が必須項目となっています。
(最悪、発注単価=0でも通ります。)
また、商品コードがJANコードのように特定できるコードの場合は、商品名は、大体で大丈夫かと思っています。
CSVで作るとこんな感じかな?簡単です!
マルゴートでの発注先が数社位なら、こちらの方式でも運用できますね♪
ファイル取込(複数発注先指定)
個人的には、この方式がマルゴートの醍醐味かと感じています。
自分の発注ファイルを一気にマルゴートにアップロードするやり方です。
わが社はこの方式でやっています。
なぜか?理由は一つ!
マルゴート発注先がそれなりに多いから!
先ほどの”ファイル指定(発注先指定)”のように一回一回発注先を指定してたら日が暮れちゃいます(笑)
運用としては、自社システムからマルゴート発注先の発注データを一括でファイルにして、マルゴートに
アップロードしています。
今まではFAXやメールだったものが、一気にマルゴートに流し込めるので、めちゃくちゃ楽になりました!
あと後述する「届いてますか?」問題も解決し、ストレスフリーで発注処理が出来るようになった点はプラスです。
自社システムからのファイル作成の問題点
自社システムの”仕入先マスタ”に”Marugoat-id”を埋め込まないとファイルが完成しない。
基本的には、発注データの情報は、自社システムにありましたが、唯一問題は、”Marugoat-id”でした。
以上の問題は、マルゴートさんも分かってて、変換ができるようになっています。
届いてますか?問題の解消
実はFAXやメールでの発注の場合で、一番面倒でトラブルになりやすい事。
FAXやメールで超面倒くさいのが、届いているのか分からない。
要は、相手がどの状態なのか分からない事です。
メールやFAXは一方的に発注者が送っているわけで、先方が確認したのか?処理されているのか?が全く分かりません。
返信がある取引先も多いですが、そのタイミングはバラバラで、返信が来ないなぁと思っていて 確認したら「FAX届いていません」というケースもあったり無かったり。
納期ギリギリの場合なんて、発注後、念の為、電話したりなんかもします。
マルゴートの場合、LINEの”既読”のような感じで、取引を受け付けたら、”未確認”から”受付済”に変わります。
発注がどうなっているのかが一目で分かり、フィルタリングできるので、今までの”発注受付確認”の連絡が無くなったのは、非常にでかいです!
このステータス確認だけでもメールからマルゴートにするメリットある!
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